פניות יזומות
רשימה יומית של אנשי קשר ששווה לפנות אליהם היום, עם הסיבה ועם הודעה מוכנה לשליחה בוואטסאפ או באימייל.
מה זה?
מסך "פניות יזומות" (/Outreach) הוא רשימה קצרה שהמערכת בונה כל בוקר: מי מאנשי הקשר של המשרד שווה שיחה היום, ולמה. לכל פנייה יש סיבה אמיתית מתוך הנתונים, למשל בלעדיות שמסתיימת בעוד שבועיים או חוזה שנשלח לחתימה ולא נחתם, והודעה מוכנה שאפשר לשלוח בלחיצה. הרשימה משותפת לכל המשרד: מי שמטפל ראשון, הפנייה נעלמת אצל כולם.
רשימה ריקה היא מצב תקין. נכנס לכאן רק מה שיש עליו סיבה אמיתית, ובמשרד קטן זה לא קורה כל יום. רשימה שמתמלאת בכוח היא רשימה שמפסיקים לקרוא.
לפני שמתחילים
- לאיש הקשר חייב להיות טלפון. בלי טלפון אין פנייה, כי הפעולה הראשית היא הודעת וואטסאפ.
- לשליחה באימייל צריך חשבון אימייל מחובר. בלי חיבור, כפתור האימייל מופיע מעומעם עם הסיבה. ראה חיבור חשבון אימייל לשליחה.
- סוג פנייה שמנהל המשרד כיבה לא יופיע לאף סוכן.
איך עובדים עם הרשימה
1פתח "פניות יזומות" בתפריט הצד.
2בכל כרטיס מופיעים שם איש הקשר, הסיבה בתיבה הכתומה, ומתי דיברתם לאחרונה ("קשר אחרון", או "אין תיעוד קשר קודם").
3מתחת לשם כתוב אם הפנייה שלך ("הפנייה שלך") או של עמית ("משויך ל..."). אפשר לטפל גם בפנייה של עמית.
4לפני שליחה אפשר לפתוח "תצוגה מקדימה של ההודעה" ולראות את הנוסח המלא אחרי שהשמות והפרטים הוחלפו.
5לחץ "שלח בוואטסאפ". נפתחת לשונית וואטסאפ עם ההודעה מוכנה, והכרטיס יורד מהרשימה של כל המשרד.
שים לב: וואטסאפ נפתח בטלפון או במחשב שלך, והמערכת לא יודעת אם בסוף שלחת. לכן הפנייה נרשמת כ"נפתחה הודעה" ולא כנשלחה, והתאריך ב"קשר אחרון" לא מתעדכן משליחה בוואטסאפ.
איך שולחים באימייל או מסירים פנייה
1לשליחה במייל לחץ "שלח באימייל". ההודעה נשלחת מהכתובת שחיברת, והכרטיס יורד מהרשימה.
2אם הכפתור מעומעם, ריחוף מעליו מציג את הסיבה: אין חשבון אימייל מחובר, או שלאיש הקשר אין כתובת.
3אם הפנייה לא רלוונטית לחץ "הסר מהרשימה". הכרטיס נעלם אצל כל המשרד, ואיש הקשר לא יחזור לרשימה בחודש הקרוב.
איך בוחרים אילו סוגי פניות לראות
1בראש המסך, בקטע "סוגי פניות שיופיעו לי", מופיע מתג לכל סוג פנייה.
2לחיצה על מתג מכבה או מדליקה את הסוג הזה אצלך בלבד. שאר הסוכנים לא מושפעים.
3סוג שכיבית נעלם מיד מהרשימה שלך, כולל פניות שכבר נוצרו.
4לא בטוח מה כל סוג עושה? עצור עם העכבר על המתג ותקבל הסבר קצר: מה מכניס איש קשר לרשימה בגלל הסוג הזה, ומה תעשה הלחיצה.
סוגי הפניות
- חוזה ממתין לחתימה: חוזה שנשלח לחתימה ועדיין לא נחתם.
- בלעדיות מסתיימת: בלעדיות שמסתיימת בקרוב על נכס פעיל.
- מעקב אחרי צפייה: צפייה שקבעת לה תאריך מעקב, והתאריך הגיע.
- נכס שהוסר ולא נמכר: נכס שירד מהשוק לפני זמן רב והבעלים עדיין מחזיק בו.
- שכירות מסתיימת: שכירות שהמשרד סגר מסתיימת בקרוב, ובעל הנכס יזדקק שוב לסוכן. מופיע רק אם מילאת את תקופת השכירות בעסקה.
- נכס דומה נכנס למו״מ: נכס דומה של המשרד באותה עיר נכנס למו״מ.
איך המערכת שומרת שהרשימה תישאר קצרה
- עד 10 פניות ליום לסוכן.
- פנייה שאיש לא נגע בה נעלמת אחרי 48 שעות.
- אותו איש קשר לא חוזר לרשימה במשך 30 יום, מכל סיבה שהיא.
- איש קשר אחד מקבל פנייה אחת, גם אם הוא עונה לכמה סיבות. הסיבה הדחופה מנצחת.
- בימי המנוחה של המשרד לא נוצרות פניות.
- מי שביקש לא לקבל פניות מדולג.
איך מנהל משרד מכוון את הפניות
1היכנס להגדרות ← "פניות יזומות" (/Settings/Outreach). המסך פתוח למנהל בלבד.
2לכל סוג פנייה יש תיבת "פעיל למשרד". כיבוי עוצר את הסוג הזה לכל הסוכנים.
3שנה את המספרים לפי אופי המשרד, למשל "כמה ימים ממתינים לפני תזכורת" בחוזה, או "כמה ימים לפני סיום הבלעדיות להתחיל להזכיר".
4פתח "נוסח ההודעה" וערוך את "וואטסאפ", "נושא המייל" ו"גוף המייל".
5לחץ "שמירה". מופיעה ההודעה "ההגדרות נשמרו" והנוסח החדש נכנס לתוקף בפניות הבאות.
טיפ: אם ערכת נוסח והתחרטת, לחץ "החזרת הנוסח לברירת המחדל" וההודעה חוזרת לנוסח המקורי.
מה אפשר לשתול בהודעה
הטקסטים בסוגריים מוחלפים בערך האמיתי ברגע השליחה:
{{client.first_name}},{{client.last_name}},{{client.full_name}}: שם איש הקשר.{{client.phone}},{{client.email}}: פרטי הקשר שלו.{{property.address}}: כתובת הנכס, אם יש נכס בפנייה.{{reason.detail}}: הפרט שמאחורי הסיבה: תאריך הבלעדיות, שם החוזה או תאריך המעקב.{{contract.sign_url}}: הקישור לחתימה על החוזה, בפנייה על חוזה שממתין לחתימה. אם לא שתלת אותו בנוסח, המערכת מוסיפה אותו בסוף ההודעה.{{agent.full_name}},{{agent.phone}},{{office.name}}: פרטי השולח והמשרד.
שאלות נפוצות
למה הרשימה שלי ריקה?
כי אין היום סיבה אמיתית לפנות למישהו. זה המצב הרגיל ברוב הימים. אם כיבית סוגי פניות למעלה, גם הם לא יופיעו.
כי אין היום סיבה אמיתית לפנות למישהו. זה המצב הרגיל ברוב הימים. אם כיבית סוגי פניות למעלה, גם הם לא יופיעו.
שני סוכנים יכולים לשלוח לאותו אדם?
לא. כל איש קשר מופיע פעם אחת בלבד, והרשימה משותפת: ברגע שמישהו טיפל בפנייה היא יורדת אצל כולם.
לא. כל איש קשר מופיע פעם אחת בלבד, והרשימה משותפת: ברגע שמישהו טיפל בפנייה היא יורדת אצל כולם.
אפשר לשלוח לכל הרשימה בלחיצה?
לא, ובכוונה. כל פנייה נשלחת אחת אחת, אחרי שהסוכן ראה את ההודעה. שליחה קבוצתית נעשית בקמפיינים.
לא, ובכוונה. כל פנייה נשלחת אחת אחת, אחרי שהסוכן ראה את ההודעה. שליחה קבוצתית נעשית בקמפיינים.
למה "קשר אחרון" לא התעדכן אחרי ששלחתי בוואטסאפ?
כי וואטסאפ נפתח אצלך והמערכת לא יודעת אם ההודעה נשלחה בפועל. שליחה באימייל מהמערכת כן מתעדכנת.
כי וואטסאפ נפתח אצלך והמערכת לא יודעת אם ההודעה נשלחה בפועל. שליחה באימייל מהמערכת כן מתעדכנת.
אפשר להוסיף סוג פנייה משלי?
לא כרגע. אפשר לכבות סוגים ולשנות את המספרים והנוסח שלהם בהגדרות המשרד.
לא כרגע. אפשר לכבות סוגים ולשנות את המספרים והנוסח שלהם בהגדרות המשרד.