ניהול לקוחות
כרטיס הלקוח מרכז פרטי קשר, תקציב, אזורים מועדפים והעדפות — הבסיס למנוע ההתאמות. במשרד שפתח את התחום המסחרי הכרטיס כולל גם קריטריונים מסחריים ופרטי חברה.
מה זה?
עמוד "ניהול לקוחות" (/Clients) מרכז את כל הקונים והשוכרים שלך בטבלה אחת: סוג עסקה, תקציב, אזורים מבוקשים, פעילות אחרונה וסטטוס. בראש העמוד מוצג "סה״כ X לקוחות רשומים במערכת" — מספר זה תמיד משקף את הסך הכולל האמיתי, גם כשמופעל סינון. ככל שהכרטיס מפורט יותר, כך מנוע ההתאמות מדייק יותר.
איך מוסיפים לקוח
1בראש העמוד לחץ "לקוח חדש".
2מלא שם ומספר טלפון (פורמט ישראלי 05X-XXXXXXX), ואופציונלית אימייל.
3סמן סוג עסקה (קנייה / שכירות) והזן טווח תקציב.
4הוסף אזורים מועדפים ומספר חדרים; אלה מזינים ישירות את מנוע ההתאמות.
5לחץ שמור — הלקוח מופיע בטבלה, ומיד מחושבות עבורו התאמות לנכסים קיימים.
טיפ: ככל שתמלא יותר העדפות (חדרים, קומה, חניה, מעלית, אזורים), כך ההתאמות יהיו מדויקות יותר וישבו גבוה יותר בניקוד. לקוח שחסר לו שם או טלפון מסומן בטבלה באייקון אזהרה כתום עם הכיתוב "פרטים חסרים". שדות ריקים בטבלה (כולל אזורים מבוקשים) מוצגים כמקף "-".
איך בונים כרטיס לקוח מסחרי
רלוונטי רק למשרד שסימן "מסחרי" בהגדרות המשרד. הקריטריונים המסחריים אחרים לגמרי מאלה של מגורים, ולכן הם טופס נפרד.
1בכרטיס הלקוח בחר בשדה "תחום" את הערך "מסחרי".
2בחר "מטרת החיפוש". זו ההחלטה החשובה ביותר בכרטיס: היא קובעת לפי מה המערכת מדרגת את ההתאמות.
3מלא את מה שרלוונטי: "תפוסה מ-" ו"תפוסה עד" במספר עובדים, "עלות חודשית למ״ר", "חניות (מינימום)" ו"תקופת שכירות מבוקשת (חודשים)".
4סמן "סוג נכס מסחרי" ו"שימושים נדרשים". ריק = הכל, ולכן אל תסמן אלא אם זו באמת דרישה.
5שמור. ההתאמות מחושבות מיד ומופיעות בכרטיס.
מטרת החיפוש: משתמש או משקיע
- משתמש (בעל עסק שיישב בנכס): הדירוג מסתכל על מה שמשפיע על העבודה היומיומית, כמו התאמת השטח לתפוסה, רמת הגימור, הנגישות והחניה.
- משקיע (קונה לצורך תשואה): הדירוג מסתכל על "תשואה שנתית מבוקשת (%)" ועל "מחייב שוכר קיים". רמת הגימור ותפוסת העובדים לא נשקלות, כי המשקיע לא יישב שם.
טיפ: המיקום נשקל בשתי המטרות. גם משקיע קונה מיקום, ולא רק מספר.
מע״מ ותקציב
מחירי נכסים מסחריים מפורסמים בדרך כלל ללא מע״מ, ולכן ההשוואה לתקציב תלויה בסטטוס המס של הלקוח.
1סמן "הלקוח מקזז מע״מ (עוסק מורשה)" אם הלקוח מקזז. זו ברירת המחדל.
2הסר את הסימון ללקוח שלא מקזז. אז המע״מ מתווסף לעלות בהשוואה לתקציב, והתקציב שלו קונה פחות.
שים לב: סימון שגוי כאן מזיז את התקציב האפקטיבי בשיעור המע״מ ומשנה אילו נכסים נחשבים בטווח.
פרטי חברה
1בפרטי הלקוח מלא "שם החברה" ואת מספר ח.פ. או ע.מ.
2שמור. הפרטים נכנסים לחוזים דרך הטוקנים של הלקוח, כך שהצד החתום הוא החברה ולא האדם.
איך ממיינים את הרשימה
1לחץ על כותרת עמודה שניתן למיין לפיה: תקציב, פעילות אחרונה, סטטוס או סוג עסקה.
2לחיצה נוספת על אותה כותרת מחליפה בין סדר עולה ליורד. החץ ליד הכותרת מציין את הכיוון: ▲ עולה, ▼ יורד.
3ברירת המחדל היא מיון לפי פעילות אחרונה, מהחדש לישן. הרשימה מתמיינת מיד לפי בחירתך.
איך מסננים את הרשימה
1לחץ על "סינון" כדי לפתוח את פאנל הסינון. הפאנל מצמצם את רשימת הלקוחות שלמטה; לקפיצה מהירה ללקוח מסוים השתמש בחיפוש שבראש העמוד.
2לחיצה על סטטוס פותחת חלון שבו אפשר לסמן כמה סטטוסים יחד (למשל "חדש" ו"אקטואלי"). לחץ "החל" כדי לסנן, או "נקה בחירה" כדי להסיר את כל הסימונים. הכפתור מציג את הבחירה הנוכחית.
3הרשימות הנפתחות (סוג עסקה, מקור) והתיבה "לקוחות עם פרטים חסרים" מחילות סינון אוטומטית ברגע שאתה משנה אותן.
4שדות הטקסט החופשי (סינון לפי שם / אימייל / טלפון, עיר מועדפת, תקציב מ- / עד) מוחלים בלחיצת Enter או בכפתור "החל סינון".
5מעל הטבלה מופיעה שורת סיכום "מציג X מתוך Y · מסונן לפי:" עם תגית לכל פילטר פעיל — כולל תגית נפרדת לכל סטטוס שנבחר. לחץ על ה-× שבתגית כדי להסיר פילטר בודד, או על "נקה הכל" כדי לאפס את כל הסינון.
6הסינון האחרון שהפעלת נשמר: בכניסה הבאה לעמוד הלקוחות הוא ייטען מחדש מעצמו. כדי לחזור לרשימה המלאה לחץ "נקה הכל". השמירה היא לכל סוכן ולכל דפדפן בנפרד.
איך משנים סטטוס לכמה לקוחות יחד
1סמן את תיבות הסימון של הלקוחות בטבלה. שורת הפעולות מוסתרת עד שנבחר לפחות לקוח אחד.
2עם הסימון הראשון נפתחת שורת הפעולות המציגה "X נבחרו" ואת הכפתורים "סמן כחם", "סמן כפעיל", "סמן כאבוד" ו"מחק".
3לחץ על הפעולה הרצויה. "מחק" פותח חלון אישור עם מספר הלקוחות ("למחוק X לקוחות?") לפני שהמחיקה מתבצעת.
שיחות WhatsApp ואימייל בכרטיס
בצד כרטיס הלקוח יש פאנל WhatsApp ופאנל אימייל שמרכזים את ההתכתבות עם הלקוח, כדי שתמיד יהיה תיעוד של מה נאמר.
- פאנל האימייל מציג מיילים שנשלחו ללקוח מהמערכת. עם חיבור Gmail וסריקת תיבה מוצגת כל ההתכתבות: גם מיילים שהלקוח שלח לך, וגם מיילים שכתבת לו ישירות מ-Gmail.
- מייל שהלקוח שולח מהכתובת שרשומה בכרטיס מזוהה אוטומטית ומופיע בכרטיס שלו, בלי ליצור ליד כפול, ואתה מקבל על כך התראה בפעמון.
- הפאנל מציג רשימת מיילים לפי תאריך. לחיצה על מייל פותחת את התוכן המלא. מיילים שלא נקראו מסומנים בנקודה, והמספר ליד ״אימייל״ מראה כמה חדשים יש. הם מסומנים כנקראו כשאתה פותח את הכרטיס.
- חיבור SMTP שולח אבל לא קורא את התיבה, אז מוצגים רק מיילים יוצאים. חבר Gmail כדי לראות גם נכנסים.
איך מסמנים התכתבות במייל כאישית
לפעמים לקוח הוא גם מכר אישי, בן משפחה או שכן. הזיהוי נעשה לפי כתובת המייל, אז כל התכתבות איתו נכנסת לכרטיס, כולל דברים שאין להם קשר לעבודה. סימון ההתכתבות כאישית משאיר אותה אצלך.
1פתח את כרטיס הלקוח וגלול לפאנל אימייל בצד.
2מתחת לרשימת המיילים לחץ "סמן כאישי".
3מופיעה הודעה שההתכתבות סומנה כאישית, ובפאנל מופיעה שורה עם מנעול: רק אתה רואה את ההתכתבות, גם אם למנהל יש הרשאת פיקוח.
4כדי להחזיר את המצב, לחץ "בטל סימון אישי" באותו מקום.
- הסימון לא מוחק כלום. המיילים נשארים אצלך בכרטיס וממשיכים להיכנס כרגיל.
- הסימון מכסה גם את כתובת בן/בת הזוג הרשומה בכרטיס, כך שמייל שמגיע לשם גם הוא נשאר אישי.
- הסימון הוא שלך בלבד. אם עמית התכתב עם אותו אדם, ההתכתבות שלו לא מושפעת.
- התכתבות מסומנת לא נשלחת לניתוח AI, אז לא ייווצרו ממנה הצעות לפעולות ביומן או במשימות.
- המשרד עדיין יכול לשלוח ללקוח מיילים ולכלול אותו בקמפיינים. זה סימון פרטיות, לא חסימה.
טיפ: אפשר להסיר איש קשר מהרשימה בכל רגע. המערכת אינה קוראת את תיבת הדואר שלך.
בעלי נכסים ברשימת הלקוחות
בעל נכס נשמר במערכת ככרטיס איש קשר, בדיוק כמו קונה. כך אפשר לראות את כל ההיסטוריה שלו במקום אחד, ואם אותו אדם גם מוכר וגם קונה יש לו כרטיס אחד ולא שניים.
- רשימת הלקוחות /Clients מציגה קונים בלבד. בעלי נכסים לא מופיעים בה ולא נספרים במונה הלקוחות, כדי שהצנרת תישאר נקייה.
- לכרטיס של בעל נכס מגיעים מכרטיס הנכס, מרשימת הבעלים שלו.
- בכרטיס איש קשר שמחזיק נכסים מופיע הקלף "נכסים בבעלות" עם כל הנכסים שלו, והנכס הראשון מסומן "בעלים ראשי".
- בעלי נכסים נשמרים חסומים לדיוור ולוואטסאפ שיווקי. הם לא ייכללו בקמפיינים ולא יופיעו ברשימת הנמענים.
שים לב: אי אפשר למחוק איש קשר שמשויך כבעלים לנכס. תופיע ההודעה "לא ניתן למחוק איש קשר המשויך כבעלים לנכסים" עם מספר הנכסים. הסר אותו קודם מרשימת הבעלים בכל נכס, ואז אפשר למחוק. ההגבלה קיימת כדי שנכס לא יישאר בלי בעלים רשום.
איך מעבירים לקוח לסוכן אחר
בראש כרטיס הלקוח מופיע "סוכן מטפל" עם שם הסוכן שהלקוח שייך אליו. למנהל המשרד מופיעה שם גם רשימת בחירה להעברה. סוכן רגיל רואה את השם בלבד.
1פתח את כרטיס הלקוח מתוך הרשימה.
2בכרטיסיית "סוכן מטפל" בחר את הסוכן מהרשימה ולחץ "העבר" ואשר.
3הלקוח עובר לסוכן שבחרת. הסוכן הקודם מפסיק לראות אותו, והחדש רואה אותו ברשימת הלקוחות שלו.
- ברשימה מופיעים סוכנים פעילים בלבד. אי אפשר להעביר לקוח לסוכן מושעה, כי אז אף אחד לא היה רואה אותו.
- הצפיות וההערות שכבר נרשמו נשארות על שם הסוכן שביצע אותן. זה תיעוד של מה שקרה, והוא לא משתנה.
ייבוא וייצוא
1ל-ייצוא: לחץ "ייצוא לאקסל" להורדת כל הלקוחות כקובץ.
2ל-ייבוא: לחץ "ייבוא מ-CSV" והעלה קובץ בפורמט המבוקש. (ייבוא פתוח למנהל המשרד ולאדמין.)
סטטוסים
- חדש — לקוח שהתווסף וטרם החל טיפול.
- אקטואלי — לקוח פעיל שאתה עובד איתו כעת.
- לא אקטואלי / מוקפא — לא נסגר, אך לא נרדף כרגע.
- קנה / שכר — נסגרה עסקה; מתעדכן אוטומטית כשנוצרת עסקה.
- מבוטל — הלקוח פרש.
איך מפיקים דו״ח פעילות ללקוח
1פתח את כרטיס הלקוח ולחץ "דו״ח פעילות" בשורת הכפתורים העליונה.
2נפתחת לשונית חדשה עם PDF ממותג: אילו נכסים הוצגו ללקוח ומה אמר על כל אחד.
טיפ: הדו״ח כולל את הלוגו של המשרד ואת פרטי הסוכן, ומתאים לשליחה ללקוח. הפירוט המלא נמצא בפגישות צפייה.
איפה רואים את הבקשה המסחרית
בכרטיס הלקוח, בקטע "העדפות", מוצגים הקריטריונים המסחריים במקום טווח החדרים: מטרת החיפוש, תפוסה בעובדים, עלות חודשית למ״ר, קיזוז מע״מ, חניות ותקופת שכירות, ומתחתיהם סוגי הנכס והשימושים שסומנו.
טיפ: קטע "חברה (אופציונלי)" בטופס הלקוח מופיע רק במשרד שפתח את התחום המסחרי. אם הזנת פרטי חברה בעבר והתחום כבוי, הפרטים ממשיכים להופיע ולהיות ניתנים לעריכה.
שאלות נפוצות
שיניתי תחום בכרטיס קיים ואיבדתי את הקריטריונים.
שינוי התחום מוחק את קריטריוני החיפוש של התחום הקודם, כי הם לא ניתנים לתרגום. התקציב, הערים וההערות נשמרים. האזהרה מופיעה בטופס לפני השמירה.
שינוי התחום מוחק את קריטריוני החיפוש של התחום הקודם, כי הם לא ניתנים לתרגום. התקציב, הערים וההערות נשמרים. האזהרה מופיעה בטופס לפני השמירה.
מה ההבדל בין משתמש למשקיע?
המטרה קובעת אילו קריטריונים בכלל נשקלים בדירוג. למשקיע נשקלות התשואה והתפוסה, למשתמש הגימור, הנגישות והתאמת השטח לעובדים.
המטרה קובעת אילו קריטריונים בכלל נשקלים בדירוג. למשקיע נשקלות התשואה והתפוסה, למשתמש הגימור, הנגישות והתאמת השטח לעובדים.
למה מספר הלקוחות בראש העמוד לא משתנה כשאני מסנן?
הכותרת "סה״כ X לקוחות רשומים במערכת" תמיד מציגה את הסך הכולל האמיתי. המספר שמושפע מהסינון מופיע בשורת הסיכום שמעל הטבלה: "מציג X מתוך Y".
הכותרת "סה״כ X לקוחות רשומים במערכת" תמיד מציגה את הסך הכולל האמיתי. המספר שמושפע מהסינון מופיע בשורת הסיכום שמעל הטבלה: "מציג X מתוך Y".
איך מסירים פילטר אחד בלי לאפס הכל?
בשורת הסיכום שמעל הטבלה, לחץ על ה-× שבתגית של אותו פילטר. "נקה הכל" מאפס את כל הפילטרים בבת אחת.
בשורת הסיכום שמעל הטבלה, לחץ על ה-× שבתגית של אותו פילטר. "נקה הכל" מאפס את כל הפילטרים בבת אחת.
למה שורת הפעולות המרובות לא מופיעה?
היא מוסתרת עד שמסמנים לפחות לקוח אחד. סמן תיבת סימון בטבלה והשורה תיפתח עם מונה "X נבחרו".
היא מוסתרת עד שמסמנים לפחות לקוח אחד. סמן תיבת סימון בטבלה והשורה תיפתח עם מונה "X נבחרו".
איך רואים אילו נכסים מתאימים ללקוח?
פתח את כרטיס הלקוח; לשונית ההתאמות מציגה נכסים מדורגים לפי ניקוד. ראה גם דף העזרה "מנוע התאמות".
פתח את כרטיס הלקוח; לשונית ההתאמות מציגה נכסים מדורגים לפי ניקוד. ראה גם דף העזרה "מנוע התאמות".
הסטטוס "קנה"/"שכר" משתנה לבד?
כן. יצירת עסקה מסוג מכירה או השכרה מעדכנת את סטטוס הלקוח אוטומטית.
כן. יצירת עסקה מסוג מכירה או השכרה מעדכנת את סטטוס הלקוח אוטומטית.
איך מחפשים לפי טלפון?
הקלד את המספר בחיפוש העליון בכל צורה שנוחה לך: 052-555-0001, 0525550001 או +972525550001 מוצאים את אותו איש קשר. אפשר גם חלק מהמספר. החיפוש מוצא גם בעלי נכסים, לא רק קונים.
הקלד את המספר בחיפוש העליון בכל צורה שנוחה לך: 052-555-0001, 0525550001 או +972525550001 מוצאים את אותו איש קשר. אפשר גם חלק מהמספר. החיפוש מוצא גם בעלי נכסים, לא רק קונים.