פגישות והצגת נכסים

מה זה?

מסך "פגישות" (‎/Showings) מרכז את כל הפגישות והצגות הנכסים: מתי, עם איזה לקוח, איזה נכס, ומה הייתה תגובת הלקוח. בראש המסך יש שלוש לשוניות זמן, והפגישות הקרובות מקובצות לפי מועד כדי שתראה קודם כל מה דורש טיפול. תיעוד התגובות מזין את מנוע ההתאמות ומשפר את ההצעות בעתיד.

איך קוראים את מסך הפגישות

1בחר לשונית זמן בראש המסך: "מתוכננות", "התקיימו" או "הכל". ליד כל לשונית מופיע מספר הפגישות בסוגריים. ברירת המחדל היא "מתוכננות".

2בלשונית "מתוכננות" הפגישות מקובצות לפי מועד עם כותרות: באיחור (מופיע בכתום), היום, מחר, השבוע ובהמשך, מהמוקדם למאוחר.

3למיון לחץ על כותרת העמודה "מועד" או "סטטוס". חץ ▲/▼ ליד הכותרת מציין את כיוון המיון; לחיצה נוספת הופכת אותו.

4עמודת "תגובה" מוסתרת בלשונית "מתוכננות" (תגובת לקוח קיימת רק אחרי ביקור) ומופיעה בלשוניות "התקיימו" ו"הכל".

5בכל שורה יש שתי פעולות: סמל עריכה (עיפרון) לפתיחת הפגישה, וסמל מחיקה (פח) שמבקש אישור "למחוק פגישה?" לפני המחיקה.

מסך פגישות: לשוניות מתוכננות, התקיימו והכל עם מספרים בסוגריים; טבלה מקובצת לפי מועד עם כותרות באיחור בכתום, היום, מחר, השבוע ובהמשך; עמודות מועד וסטטוס עם חצי מיון וסמלי עריכה ומחיקה בכל שורה

איך קובעים פגישה חדשה

1במסך "פגישות" לחץ "פגישה חדשה".

2בחר לקוח מהרשימה (אפשר להקליד לחיפוש) וקבע מועד.

3בחר נכס בשדה נכס. להצגת כמה נכסים באותה פגישה לחץ "הוסף נכס" והוסף שורה לכל נכס.

4אם מופיעה אזהרת התנגשות במועד או באזור, שנה את המועד, או סמן "שמור גם אם יש התנגשות עם פגישה אחרת" כדי להמשיך בכל זאת.

5לחץ "שמירה". מופיעה הודעה "נוצרה פגישה עם X נכסים" והמערכת פותחת את סיכום הפגישה.

טופס פגישה חדשה: בחירת לקוח ומועד, שורות נכסים עם כפתור הוסף נכס, ותיבת שמור גם אם יש התנגשות עם פגישה אחרת

טיפ: פגישה חדשה תמיד נשמרת בסטטוס "מתוכנן" ונכנסת ללשונית "מתוכננות". את תגובת הלקוח וסטטוס הביקור מעדכנים אחרי הפגישה, בעריכה.

איך מתעדים פגישה אחרי שהתקיימה

1במסך "פגישות" לחץ על סמל העריכה (עיפרון) בשורת הפגישה.

2עדכן סטטוס: מתוכנן, התקיים, לא הגיע או בוטל.

3ב"תגובת לקוח" בחר אחת מהאפשרויות: אהב מאוד, אהב, ניטרלי או פסל.

4אם הלקוח פסל, בחר סיבת פסילה והוסף פירוט סיבה בטקסט חופשי.

5הוסף הערות סוכן ובמידת הצורך קבע תזכורת מעקב. לחץ "שמירה". הפגישה עוברת ללשונית "התקיימו" ותגובת הלקוח מופיעה בעמודת "תגובה".

טופס עריכת פגישה: בחירת סטטוס מתוכנן/התקיים/לא הגיע/בוטל, תגובת לקוח, סיבת פסילה ופירוט, הערות סוכן ותזכורת מעקב

למה זה חשוב: סיבת הפסילה מזינה את מנוע ההתאמות; לקוח שפסל נכסים בגלל "רעש" יקבל בעתיד פחות נכסים מול כביש ראשי.

תזכורת לפני הפגישה

בעריכת פגישה אפשר לקבוע "תזכורת לפני האירוע (גם ב-Google Calendar)": 10 דקות, חצי שעה, שעה, שעתיים, יום או יומיים לפני. פגישה עם תזכורת מסומנת בשורה בטבלה. כשעה לפני כל פגישה מתוכננת אתה מקבל גם אימייל תזכורת (אם התראות המייל פעילות) והתראה בתוך המערכת.

אפשר גם שהמערכת תשלח ללקוח תזכורת בוואטסאפ כשעה לפני הפגישה, מהמספר שלך. זה כבוי כברירת מחדל: מפעילים בהגדרות ← התראות ← "תזכורת צפייה ללקוח בוואטסאפ", וזה חל על כל הפגישות שלך. הפרטים המלאים במדריך WhatsApp.

לשוניות הזמן

מתוכננות — פגישות שטרם התקיימו, מקובצות לפי מועד (באיחור, היום, מחר, השבוע, בהמשך). ברירת המחדל.
התקיימו — פגישות שכבר בוצעו, עם עמודת תגובת הלקוח.
הכל — כל הפגישות יחד, כולל עמודת התגובה.

סטטוסים ותגובות

מתוכנן — הפגישה נקבעה וטרם התקיימה.
התקיים — הלקוח הגיע וראה את הנכס.
לא הגיע — הלקוח לא הופיע.
בוטל — הפגישה בוטלה.
תגובות: אהב מאוד 😍, אהב 😊, ניטרלי 😐, פסל 👎.

דו״ח פעילות (PDF)

כל התגובות שנרשמו כאן מתגלגלות לדו״ח PDF ממותג, בשני כיוונים:

לנכס (בכרטיס הנכס, תפריט "צור מסמך" ← "דו״ח פעילות"): מי צפה בנכס, מה אמר כל אחד, ומה חזר על עצמו אצל מי שפסל. זה המסמך שמראים לבעל נכס ששואל למה הנכס עדיין לא נמכר.
ללקוח (בכרטיס הלקוח, כפתור "דו״ח פעילות"): אילו נכסים הוצגו לו ומה אמר על כל אחד.

הדו״ח כולל את הלוגו של המשרד, את פרטי הסוכן ואת תמונת הסוכן בתחתית העמוד, ונפתח בלשונית חדשה לצפייה או הורדה. סוכן רואה בדו״ח רק את מה שהוא רואה במערכת; מנהל רואה את כל המשרד.

שאלות נפוצות

למה אני לא רואה פגישה שכבר התקיימה?
ברירת המחדל היא לשונית "מתוכננות", שמציגה רק פגישות עתידיות. עבור ללשונית "התקיימו" או "הכל" כדי לראות פגישות שכבר בוצעו.

מה המשמעות של הכותרת "באיחור" בכתום?
אלה פגישות שהמועד שלהן כבר עבר אך הן עדיין בסטטוס מתוכנן. הן מוצגות ראשונות בלשונית "מתוכננות" כדי שתעדכן להן סטטוס או תקבע מועד חדש.

איך ממיינים את הטבלה?
לחץ על כותרת העמודה "מועד" או "סטטוס". חץ ▲/▼ מציין את כיוון המיון, ולחיצה נוספת הופכת אותו.

למה אין עמודת "תגובה" בלשונית "מתוכננות"?
תגובת לקוח נרשמת רק אחרי ביקור, ולכן היא ריקה לכל פגישה עתידית. העמודה מוסתרת שם ומופיעה בלשוניות "התקיימו" ו"הכל".

אפשר להציג כמה נכסים באותה פגישה?
כן. בטופס לחץ "הוסף נכס" לכל נכס; לכל אחד מתעדים תגובה נפרדת.