חוזים וחתימה דיגיטלית

מה זה?

מסך "חוזים" (‎/Contracts) מרכז את כל החוזים במשרד: הזמנת תיווך, בלעדיות, מכר, שכירות ואישור הצגה. בונים חוזה מתבנית, שדות אישיים כמו שם, כתובת ועמלה מתמלאים אוטומטית מכרטיס הלקוח והנכס, ושולחים ללקוח קישור לחתימה דיגיטלית.

מסך חוזים: כרטיסי חוזים עם כותרת, תגית סוג (בלעדיות/מכר), תגית סטטוס (טיוטה/נשלח לחתימה/חתום), וכפתור 'חוזה חדש' כחול למעלה

לפני שמתחילים

צריך לפחות תבנית חוזה אחת. אם אין, במסך "תבניות חוזים" לחץ "טען תבניות לדוגמה" להתחלה מהירה.
חתימת הסוכן נטענת אוטומטית מהגדרות → חתימה אישית. הגדר אותה פעם אחת.

איך יוצרים תבנית חוזה

1עבור למסך "תבניות חוזים" ולחץ "תבנית חדשה".

2כתוב את גוף החוזה בעורך, ושלב טוקנים שהמערכת תמלא: {{client.full_name}}, {{property.address}}, {{commission_pct}}, {{exclusivity.months}}. את נוסח סעיף דמי התיווך כותב המשרד בעצמו; המערכת רק ממלאת את הטוקנים שבו, כמו {{vat_basis}} ו-{{listing.deal_type}} (ראה בהמשך).

3שמור. התבנית מופיעה ברשימה ואפשר לבחור אותה בכל חוזה חדש.

איך יוצרים חוזה חדש

1בראש מסך החוזים לחץ "חוזה חדש" ובחר "חוזה עם לקוח (קונה / שוכר)". לחוזה מול בעל נכס, פתח את הנכס ולחץ שם "חתימה דיגיטלית".

2בחר תבנית ולחץ "טען לעורך" כדי למלא את התוכן.

3בחר לקוח בשדה "לקוח (החותם)" ובחר נכס אחד או יותר. הטוקנים מתמלאים מהנתונים שנבחרו.

4מלא "עמלת תיווך %" (ברירת מחדל 2%). לחוזה בלעדיות מלא גם חודשים ותאריך תחילה.

5לחץ "שמור טיוטה". החוזה נשמר בסטטוס "טיוטה".

מסך עריכת חוזה: לשונית 'עורך ויזואלי' עם גוף החוזה, בורר תבנית עם כפתור 'טען לעורך', בחירת לקוח ונכסים, שדה עמלת תיווך, ופאנל שליחה בצד

חוזה לנכס מסחרי: מע״מ במחיר וסוג העסקה

תקנות המתווכים דורשות שהזמנת התיווך תציין אם המחיר כולל מע״מ. לכן בחוזה בלעדיות, הזמנת שירותי תיווך או אישור הצגה על נכס מסחרי, הטופס שואל על כך. בנכס מגורים השאלה לא מופיעה.

1בחוזה על נכס מסחרי, תחת "העמלה סוכמה על", בחר "המחיר כולל מע״מ" או "המחיר לפני מע״מ", לפי מה שסוכם עם הלקוח.

2אם לנכס יש גם מודעת מכירה וגם מודעת השכרה, בחר ב"סוג העסקה" מכירה או השכרה. לפי הבחירה נקבעים סוג העסקה והמחיר שיופיעו בחוזה.

3לחץ "שמור טיוטה". בלי תשובה השמירה נעצרת עם ההודעה "בחר אם המחיר כולל מע״מ" או "לנכס יש מודעת מכירה ומודעת השכרה. בחר את סוג העסקה".

4בתבנית, שלב בסעיף דמי התיווך את {{vat_basis}}. בחוזה הוא יוחלף ב"המחיר כולל מע״מ" או ב"המחיר אינו כולל מע״מ". בחוזה על נכס מגורים הוא לא מדפיס כלום.

טופס חוזה בלעדיות על נכס מסחרי: שדה סוג העסקה עם הבחירה השכרה, ומתחתיו השאלה העמלה סוכמה על עם האפשרויות המחיר כולל מע״מ והמחיר לפני מע״מ, והסבר על הטוקנים vat_basis ו-listing.deal_type

{{vat_basis}}: "המחיר כולל מע״מ" או "המחיר אינו כולל מע״מ". ריק בנכס מגורים.
{{listing.deal_type}}: "מכירה" או "השכרה", לפי המודעה שהחוזה עליה.
{{property.price}}: המחיר של אותה מודעה. בחוזה השכרה על נכס שיש לו גם מודעת מכירה, זה מחיר השכירות.

טיפ: התשובה נשמרת בחוזה. כשסוגרים עסקה, כרטיס הצד שנפתח מהחוזה הזה כבר מסמן לפיה את "העמלה סוכמה על". ראה מעקב עסקאות ועמלות.

שים לב: חוזה שנוצר מכרטיס נכס או מפגישה נפתח כטיוטה בלי תשובה. שליחה לחתימה של חוזה כזה על נכס מסחרי נעצרת עד שתפתח אותו, תבחר ותשמור.

טיפ: לפני שליחה לחץ "תצוגה עם נתוני אמת" כדי לראות את החוזה עם הטוקנים ממולאים. אם חסר מידע, המערכת מציגה רשימת "שדות חסרים" עם קישור להשלמה.

בעלי נכס בחוזה

פרטי הבעלים נשאבים מרשימת הבעלים של הנכס, לפי הסדר שקבעת שם.

{{owner.name}}, {{owner.phone}}, {{owner.national_id}}: הבעלים הראשון ברשימה.
{{owner2.name}} ואותם שדות עם התחילית owner2: הבעלים השני.
{{owners.all_names}}: שמות כל הבעלים, מופרדים בפסיק. שימושי כשלנכס יותר משני בעלים.
{{owners.count}}: מספר הבעלים הרשומים לנכס.

שים לב: שדות החתימה בחוזה הם שניים בלבד, {{owner.signature}} ו-{{owner2.signature}}. אם לנכס שלושה בעלים או יותר, השלישי ואילך נשמרים במערכת אבל לא מקבלים שדה חתימה. הוסף את {{owners.all_names}} בגוף החוזה כדי שכל השותפים יופיעו בו בשמם.

איך שולחים לחתימה

1בפאנל השליחה בצד, בחר ערוץ: "שלח בוואטסאפ", "שלח באימייל", או "חותם בפני (לידי)" אם החותם ליד המכשיר שלך.

2ברגע השליחה החוזה ננעל ועובר לסטטוס "נשלח לחתימה". WhatsApp נפתח עם הודעה מוכנה וקישור אישי.

3הלקוח פותח את הקישור בנייד או במחשב, קורא את החוזה, וחותם באצבע על המסך.

4עם החתימה נוצר PDF חתום עם IP, דפדפן, חותמת זמן וטביעת Hash. הסטטוס עובר ל"חתום" ומופיע כפתור "הורד PDF חתום".

שים לב: ברגע שהחוזה נשלח הוא ננעל לעריכה. תיקון אחרי שליחה דורש ביטול ויצירת חוזה חדש.

אישור הצגה: הכתובת מוסתרת עד לחתימה

בחוזה מסוג אישור הצגה הלקוח חותם לפני שראה את הנכס, ולכן המערכת מסתירה ממנו את הכתובת עד שהוא חותם. זה קורה אוטומטית, בלי שתצטרך להגדיר דבר.

במסמך שהלקוח מקבל כל נכס מזוהה לפי מספר נכס, עיר, אזור, סוג, חדרים, שטח וקומה. הרחוב, מספר הבית והגוש/חלקה לא מופיעים.
גם הודעת הוואטסאפ ונושא המייל שנשלחים עם קישור החתימה מציינים מספר נכס בלבד.
לפני החתימה הלקוח חייב לסמן תיבת אישור שאומרת שאלה הנכסים שהוצגו לו, ושהכתובות יימסרו לו עם החתימה. בלי זה החתימה לא נקלטת.
מיד עם החתימה מוצגות ללקוח הכתובות על המסך, ונשלח אליו במייל עותק חתום שכולל נספח א' — פרטי הנכסים עם הכתובת המלאה של כל נכס.
אתה רואה את הכתובות כרגיל בכרטיס הנכס ובכותרת החוזה במערכת. במסך החוזה מופיע תג "הכתובת מוסתרת עד לחתימה".
החוזה החתום עצמו נשאר בדיוק המסמך שהלקוח ראה וחתם עליו; הכתובות מגיעות בנספח נפרד שמצורף אחריו ומציין את טביעת ה-Hash של החוזה החתום.

חוזה שנחתם על נייר

אם החוזה כבר נחתם בעט, במסך חוזה חדש בחר "העלאת חוזה חתום בנייר", מלא פרטים, העלה PDF או צילומים, ולחץ "שמור והעלה חוזה חתום". בחוזה נייר על נכס מסחרי בחר גם את "העמלה סוכמה על" לפי מה שכתוב בחוזה. המערכת מאחדת את הקבצים ל-PDF אחד ויוצרת רישומי הצגה לנכסים שנבחרו.

סטטוסים

טיוטה — עדיין ניתן לעריכה.
נשלח לחתימה — ננעל, ממתין לחתימת הלקוח.
חתום — נחתם דיגיטלית, זמין להורדת PDF.
חתום בנייר — הועלה חוזה שנחתם בעט.
בוטל / פג תוקף — לא תקף.

חוזה מול חברה

כשהצד לחוזה הוא חברה ולא אדם פרטי, יש טוקנים ייעודיים שממלאים את פרטי החברה.

1בכרטיס הלקוח מלא "שם החברה" ואת מספר ח.פ. או ע.מ.

2בעורך התבנית, ברשימת הטוקנים תחת "לקוח", בחר {{client.company_name}} ו-{{client.company_reg_number}}, או {{client.legal_name}} שממלא את שם החברה כשיש כזו ואת שם האדם כשאין. אפשר גם להקליד אותם ישירות.

3שלח לחתימה כרגיל.

שים לב: {{client.full_name}} ממשיך להיות שם האדם, ולא שם החברה. תבניות קיימות לא משתנות, וחוזה מסחרי שנוקב בשם אדם במקום בשם החברה שהוא מחייב הוא מסמך פגום.

שאלות נפוצות

מה קורה אם שולחים חוזה עם שדות חסרים?
המערכת מזהירה ומציגה רשימת השדות עם קישור להשלמה. אפשר להשלים ת.ז. ישירות מהמסך בלי לצאת מהחוזה.

איך שולחים ללקוח עותק חתום אחרי החתימה?
במסך החוזה החתום לחץ "WhatsApp" או "אימייל" תחת "שלח עותק חתום לחותם", או העתק את קישור ה-PDF.

אפשר לשייך כמה נכסים לחוזה אחד?
כן. בחוזה עם לקוח בחר יותר מנכס אחד בשדה הנכסים. חוזה מול בעל נכס משויך לנכס יחיד.

חוזה שכבר נחתם ישתנה אחרי שהוספתי את הטוקנים החדשים לתבנית?
לא. חוזה שנשלח לחתימה נשמר כפי שהלקוח ראה אותו. שינוי בתבנית משפיע רק על חוזים חדשים.

איפה נשמר ה-PDF החתום?
ב-Cloudflare R2 ובתיק החוזים המשרדי, עם תיעוד מלא של החתימה.