דוחות: פעילות סוכנים, הדוח שלי ודוח כספי
מה כל סוכן עשה בטווח תאריכים שבחרת, פירוט מלא לכל סוכן, ודוח עמלות משרדי עם מעקב גבייה, ולכל סוכן הדוח האישי שלו.
מה זה?
שני דוחות שזמינים למנהל משרד בלבד, בתפריט תחת "כלים ודוחות":
- דוח סוכנים (/Reports/Agents) — שורה לכל סוכן במשרד עם כל מה שעשה בטווח התאריכים: לידים, לקוחות, נכסים, פגישות, משימות, חוזים ועסקאות. לחיצה על שם סוכן פותחת פירוט מלא.
- דוח כספי (/Reports/Finance) — כל העמלות של המשרד בטווח: ברוטו, חלק המשרד, נטו לסוכנים, פיצול חיצוני, ומה עדיין לא נגבה.
סוכן שאינו מנהל לא רואה את שני הדוחות האלה ולא יכול לפתוח את הכתובות ישירות. במקומם יש לו "הדוח שלי": אותו פירוט שהמנהל רואה עליו, רק על עצמו.
איך בוחרים טווח תאריכים
1ברירת המחדל היא מתחילת החודש הנוכחי ועד היום.
2לשינוי, מלא "מתאריך" ו"עד תאריך" ולחץ "הצג". שני התאריכים כלולים בדוח.
3אפשר גם ללחוץ על אחד הקיצורים: "החודש", "חודש שעבר", "90 יום", "השנה".
4הטווח נשמר כשעוברים בין הדוחות ובכניסה לפירוט של סוכן, כדי שכל המספרים ידברו על אותה תקופה.
איך קוראים את דוח הסוכנים
1בתפריט: כלים ודוחות ← דוח סוכנים.
2בראש העמוד שישה אריחים עם סיכום כל המשרד לטווח: לידים שהוקצו, לקוחות חדשים, נכסים חדשים, פגישות שהתקיימו, עסקאות ועמלה ברוטו.
3הטבלה מסודרת מהסוכן עם הנטו הגבוה ביותר ומטה. השורה האחרונה היא סה״כ משרד.
4לחיצה על שם סוכן פותחת את הפירוט המלא שלו.
5כפתור "ייצוא CSV" מוריד את כל הטבלה, כולל שורת הסיכום, לפתיחה באקסל.
מה בדיוק נספר בכל עמודה
- לידים — לידים שהוקצו לסוכן ונוצרו בטווח. טופלו — לידים שנרשם עליהם "נוצר קשר" בטווח.
- לקוחות / נכסים — כרטיסים שהסוכן פתח בטווח.
- פגישות — פגישות צפייה לפי מועד הפגישה שנקבע, לא לפי מועד הרישום. התקיימו ו% הגעה מראים כמה מהן באמת קרו.
- יומן — אירועי יומן שאינם פגישות צפייה (פגישת בעלים, חתימה, פגישה במשרד).
- משימות — משימות שהושלמו בטווח. באיחור הוא מצב נוכחי: משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן עבר, ולכן הוא לא מושפע מטווח התאריכים.
- חוזים נשלחו / נחתמו — לפי מועד השליחה לחתימה ומועד החתימה.
- עסקאות, עמלה ברוטו, נטו לסוכן — לפי מועד סגירת העסקה.
פירוט של סוכן בודד
1מדוח הסוכנים, לחץ על שם הסוכן.
2למעלה: שם, כתובת אימייל, מועד הכניסה האחרונה למערכת, ותגית "מנהל" או "מושבת" אם רלוונטי.
3מתחת: אריחי סיכום לכל המדדים של אותו סוכן בטווח.
4בצד אחד "עסקאות בטווח" — כל עסקה עם מחיר, ברוטו, נטו וסטטוס תשלום; לחיצה פותחת את העסקה.
5בצד השני "ציר פעילות" — רשימה כרונולוגית של הפעולות: ליד חדש, לקוח, נכס, פגישה, משימה שהושלמה, אירוע יומן, חוזה ועסקה. לחיצה על שורה קופצת לכרטיס עצמו.
לתשומת לבך: כניסה לפירוט של סוכן אחר נרשמת ביומן הביקורת של המערכת. כניסה לפירוט שלך עצמך לא נרשמת.
הדוח שלי (לסוכן)
1בתפריט: כלים ודוחות ← הדוח שלי.
2זה אותו פירוט שהמנהל רואה כשהוא לוחץ על השם שלך בדוח הסוכנים: אריחי סיכום, "הכנסות לפי מקור ליד", עסקאות בטווח וציר פעילות.
3הסכומים הם רק שורות העמלה שרשומות על שמך. בעסקה ששני סוכנים חתומים עליה, תראה רק את הצד שלך.
4אי אפשר לפתוח מכאן דוח של סוכן אחר, ולא את דוח הסוכנים או הדוח הכספי של המשרד.
מה לא נספר בדוח — ולמה
- שיחות WhatsApp שסומנו "אישי", ושיחות שממתינות לשיוך, לא נספרות בשום מצב.
- התכתבות אימייל שהסוכן סימן כאישית לא נספרת.
- אם פיקוח מנהל כבוי בהגדרות המשרד, עמודות WhatsApp והאימייל של סוכנים אחרים מוצגות כמקף (—) במקום מספר, ושורת הסיכום סופרת רק את מה שגלוי. אפשר להדליק את הפיקוח בהגדרות המשרד.
הדוח מציג ספירות בלבד, אף פעם לא תוכן של הודעות.
איך קוראים את הדוח הכספי
1בתפריט: כלים ודוחות ← דוח כספי, או בכפתור "דוח כספי" בראש דוח הסוכנים.
2אריחי הסיכום: עסקאות (ומתוכן מכירה מול השכרה), מחזור עסקאות, עמלה ברוטו (עם אחוז עמלה ממוצע), חלק המשרד, נטו לסוכנים, וממתין לתשלום עם אחוז הגבייה.
3גרף "עמלה ברוטו לפי חודש" מפצל את הטווח לחודשים.
4טבלת "פירוט לפי סוכן" מראה לכל סוכן: עסקאות, מחזור, ברוטו, נטו לסוכן, חלק המשרד, חלק חיצוני, ומה שולם מול מה שממתין.
5טבלת "עמלות שטרם שולמו" מסודרת מהעסקה הוותיקה ביותר. עמודת "ימים" צבועה בכתום מ-30 יום ובאדום מ-60 יום.
6"ייצוא CSV" מוריד את הפירוט לפי סוכן כולל שורת סיכום המשרד.
הכנסות לפי מקור ליד
הטבלה מראה איזה ערוץ הביא את הכסף: פייסבוק, טופס באתר, שלט QR, הפניה, ליד ידני ועוד.
- כל שורת עמלה משויכת לליד שממנו הגיע הלקוח שלה. אם כמה לידים הומרו לאותו לקוח, הראשון מביניהם קובע.
- ליד מטופס באתר מפוצל לפי תגית ה-UTM שלו (למשל "שלט QR", "אירוע פתוח"), כמו בהתראת ליד חדש.
- לקוח שלא הגיע מליד, וגם בעל נכס בצד המוכר, נספר תחת "ללא ליד".
- בדוח הכספי הטבלה מראה את כל המשרד: עסקאות, עמלה ברוטו וחלק המשרד. בפירוט של סוכן ובדוח שלי מתווספת עמודת "נטו לסוכן".
- עסקה שהקונה והמוכר בה הגיעו ממקורות שונים נספרת בשני המקורות, והעמלה מתחלקת ביניהם לפי צד. לכן סכום העמלות בטבלה שווה לעמלה ברוטו של הדוח.
איך מחושבים הפיצולים
- עמלה ברוטו = מחיר העסקה × אחוז העמלה.
- נטו לסוכן = ברוטו × אחוז הפיצול של הסוכן.
- חלק המשרד = ברוטו × אחוז המשרד. חלק חיצוני = ברוטו × אחוז שיתוף הפעולה.
- שלושת האחוזים נקבעים בטופס העסקה עצמו, וסכומם תמיד 100%.
שאלות נפוצות
למה המספרים בדוח שונים מלוח הבקרה?
לוח הבקרה מציג תמיד את החודש הנוכחי בלבד. הדוח מציג את הטווח שבחרת.
לוח הבקרה מציג תמיד את החודש הנוכחי בלבד. הדוח מציג את הטווח שבחרת.
סוכן שהושבת עדיין מופיע?
כן, עם תגית "מושבת", כדי שהפעילות והעמלות שלו בטווח לא ייעלמו מהסיכום.
כן, עם תגית "מושבת", כדי שהפעילות והעמלות שלו בטווח לא ייעלמו מהסיכום.
למה מופיע מקף במקום מספר בעמודת WhatsApp?
כי פיקוח מנהל כבוי בהגדרות המשרד. מקף אומר "לא גלוי לך", לא "אפס".
כי פיקוח מנהל כבוי בהגדרות המשרד. מקף אומר "לא גלוי לך", לא "אפס".
עסקה שנמחקה נספרת?
לא. עסקאות מחוקות יורדות מכל הדוחות.
לא. עסקאות מחוקות יורדות מכל הדוחות.
אפשר לייצא את ציר הפעילות של סוכן?
לא כרגע. הייצוא ל-CSV קיים בדוח הסוכנים ובדוח הכספי.
לא כרגע. הייצוא ל-CSV קיים בדוח הסוכנים ובדוח הכספי.