ניהול לידים (תיבת פניות)

מה זה?

עמוד "תיבת פניות" (‎/Leads) מרכז את כל הלידים במקום אחד: מיהו הליד, מאיפה הגיע, ומה הסטטוס שלו. משם ממירים ליד ללקוח, שולחים טופס רישום, או פותחים נכס עבור בעל נכס.

עמוד תיבת פניות: שתי לשוניות למעלה ('פניות' פעילה ו'WhatsApp לא משויך'), כרטיסי לידים עם שם, טלפון ותיאור, סינון לפי מקור בצד ימין, כפתור 'ליד חדש' ירוק למעלה

שתי הלשוניות בראש העמוד

"פניות" — כל הלידים בתיבה. זו הלשונית הפעילה כברירת מחדל.
"WhatsApp לא משויך" — שיחות WhatsApp ממספרים לא מזוהים שממתינות לטיפול. תג אדום מציג את מספר השיחות הממתינות; לחיצה על הלשונית פותחת את תיבת ה-WhatsApp (‎/whatsapp/inbox), שם משייכים כל שיחה לליד או ללקוח קיים.

איך מגיע ליד לתיבה?

ידני — הוספה בלחיצה על "ליד חדש".
טופס ציבורי — דף נכס ציבורי או ‎/listings, הליד נשמר עם UTM אוטומטי.
WhatsApp / פייסבוק / אימייל — אינטגרציות (אם מוגדרות).

איך מוסיפים ליד ידני

1בראש העמוד לחץ על הכפתור הירוק "ליד חדש".

2מלא שם וטלפון (חובה, פורמט ישראלי 05X-XXXXXXX), ואופציונלית אימייל ותיאור.

3בחר סוכן מטפל; אם תשאיר ריק, הסוכן המטפל יהיה אתה.

4לחץ "שמור ליד" — הליד מופיע מיד ברשימה בסטטוס "חדש".

טופס ליד חדש: שדות שם וטלפון, בחירת סוכן מטפל, כפתור שמור

איך שולחים טופס רישום בוואטסאפ ⭐

לידים עם שם וטלפון יכולים למלא טופס מפורט בעצמם, וכך לחסוך את זמן הסוכן ולשמור תיעוד מדויק.

1בחר ליד ברשימה. ודא שיש לו טלפון ושמוגדר סוכן מטפל.

2לחץ על הכפתור הירוק "שלח טופס רישום" בראש פאנל פרטי הליד.

3נפתחת לשונית WhatsApp עם הודעה מוכנה בעברית וקישור אישי. אשר את השליחה.

4הקישור נשמר גם בלוח. בפאנל הליד תוצג ההתקדמות (1 מתוך 5 ... 5 מתוך 5).

5תקבל התראה כשהליד יסיים את שלב 1 (הומר ללקוח) ושוב כשישלים את כל הטופס.

טיפ: הקישור קבוע ואינו פג תוקף; הליד יכול לעצור באמצע ולחזור מאוחר יותר מאותה נקודה.

מעקב אחר ליד: תזכורות, פגישות ויומן פעילות

בתחתית פאנל הליד יש שלוש לשוניות לניהול הקשר עם הליד לפני שהוא הופך ללקוח:

"תזכורות" — משימות מעקב עם מועד (למשל "לחזור אליו ב-14:00").
"פגישות" — פגישות מתוזמנות שנכנסות ליומן.
"יומן פעילות" — תיעוד של כל שיחה, וואטסאפ, אימייל או הערה.

ליד המספר במסגרת כל לשונית מציין כמה פריטים פתוחים יש בה.

פאנל פרטי ליד עם שלוש לשוניות בתחתית — 'תזכורות', 'פגישות' ו'יומן פעילות' — כל אחת עם מספר פריטים; מתחתן טופס להוספת תזכורת עם שדה כותרת, שדה 'מתי' וכפתור 'קבע תזכורת'

איך מתעדים שיחה או הערה

1בפאנל הליד עבור ללשונית "יומן פעילות".

2בחר סוג (שיחה, וואטסאפ, אימייל, פגישה, SMS או אחר) וכיוון (יוצא או נכנס).

3עדכן את המועד ואת המשך בדקות אם רלוונטי, ומלא נושא קצר.

4כתוב סיכום בשדה "פירוט / סיכום" ולחץ "שמור פעילות" — הרשומה מופיעה ביומן הפעילות עם התאריך והסוכן.

טיפ: תיעוד הפעילות הראשון מסמן את הליד אוטומטית כ"יצרנו קשר".

איך קובעים תזכורת מעקב

1בלשונית "תזכורות" מלא כותרת (אופציונלי) ובחר את המועד בשדה "מתי".

2הוסף הערה אם צריך ולחץ "קבע תזכורת".

3התזכורת מופיעה ברשימה, במשימות שלך ובסיכום הבוקר. אם מחובר Google Calendar, היא נכתבת גם ליומן.

4כשהמעקב בוצע, לחץ על העיגול משמאל לתזכורת כדי לסמן אותה כבוצעה.

איך עורכים תזכורת

1לצד התזכורת לחץ על סמל העיפרון.

2עדכן כותרת, מועד או הערה, ולחץ "שמור שינויים" (או "ביטול").

איך קובעים פגישה

1עבור ללשונית "פגישות" ומלא "נושא הפגישה".

2בחר שעת התחלה (וסיום אם ידוע), והוסף מיקום והערות לפי הצורך.

3לחץ "קבע פגישה" — הפגישה נשמרת ומופיעה ביומן. אם מחובר Google Calendar, היא מסונכרנת גם לשם.

איך ממירים ליד ללקוח

1בחר את הליד ולחץ "המר ללקוח" בפאנל הפרטים.

2נפתח כרטיס לקוח חדש עם השם, הטלפון והמקור מוזנים אוטומטית.

3כל ההיסטוריה עוברת ללקוח: יומן הפעילות, התזכורות והפגישות, וגם שיחות ה-WhatsApp והאימיילים שהיו עם הליד.

4הסטטוס של הליד משתנה ל"הומר ללקוח".

איך ממירים ליד לבעל נכס

ליד שרוצה למכור או להשכיר את הנכס שלו הוא הצד השני של העסקה, לא קונה. המרה שלו כלקוח רגיל מכניסה אותו לצנרת הקונים ומשאירה את הנכס בלי בעלים רשום.

1בחר את הליד ולחץ "המר לבעל נכס" בפאנל הפרטים, ליד הכפתור "המר ללקוח".

2ברשימה שלידו בחר את הנכס שהוא מוכר. אם הנכס עדיין לא קיים במערכת, השאר "ללא שיוך לנכס" ושייך אותו מאוחר יותר מטופס הנכס.

3נפתח כרטיס איש קשר מסומן כבעל נכס, עם השם, הטלפון והמקור של הליד. אם בחרת נכס, הוא נוסף לרשימת הבעלים שלו בלי לשנות בעלים קיימים.

4הסטטוס של הליד משתנה ל"הומר ללקוח", וההיסטוריה עוברת לכרטיס החדש כמו בהמרה רגילה.

פאנל פרטי ליד עם שני כפתורי המרה זה לצד זה, המר ללקוח והמר לבעל נכס, ולצידם רשימת בחירת נכס לשיוך עם האפשרות ללא שיוך לנכס

טיפ: אם אותו אדם כבר רשום אצלך כקונה, המרה לבעל נכס מוסיפה לו את הסימון של בעל נכס ומשאירה כרטיס אחד. אין צורך ליצור רשומה נפרדת.

סטטוסים

חדש — לא יצרנו קשר עדיין.
יצרנו קשר — היה איתו דיבור או וואטסאפ.
הוסמך — לקוח רציני, עם תקציב וידיעה מה הוא רוצה.
הומר ללקוח — אוטומטי לאחר שלב 1 בטופס, או ידנית ב"המר ללקוח".
לא רלוונטי / אבד — סוגרים את הפנייה.

ליד שלא ענה לשיחה

התקשרת ואף אחד לא ענה? בכרטיס הליד, מתחת למספר הטלפון, לחץ "לא ענה". שני דברים קורים מיד:

1נפתחת משימה לחזור אליו בבוקר יום העבודה הבא (ברירת מחדל 09:00). שיחה ביום שישי תיקבע ליום ראשון: המערכת מדלגת על ימי המנוחה של המשרד ועל חגים. ימי שישי וערבי חג הם ימי עבודה עד 13:00, ולכן משימת בוקר נקבעת בהם כרגיל; אם שעת המשימה הוזזה לאחר הצהריים, גם הם ידולגו. המשימה מקושרת לליד, כך שלחיצה עליה פותחת את הכרטיס.

2מוצעת הודעת וואטסאפ מוכנה בנוסח "ניסיתי להתקשר אליך, אפשר לחזור אליי?". לחיצה על "שלח וואטסאפ" פותחת את וואטסאפ עם המספר וההודעה; השליחה נעשית ממכשירך.

כל לחיצה נוספת מזיזה את אותה משימה ליום העבודה הבא ומעדכנת את מספר הניסיון בכותרת ("ניסיון 3"), במקום להוסיף שורה חדשה.
אחרי ארבעה ניסיונות המשימה מציעה להחליט אם ממשיכים או מסמנים את הליד כאבוד.
סטטוס הליד לא משתנה. שיחה שאיש לא ענה לה איננה יצירת קשר, ולכן הליד נשאר "חדש" עד שבאמת דיברתם.
מנהל המשרד משנה את שעת המשימה ואת נוסח הוואטסאפ בהגדרות ← הגדרות משרד.

איך מתקנים פרטי ליד

1בכרטיס הליד לחץ "עריכת פרטי הליד" מתחת לפרטי הקשר.

2תקן שם, טלפון, אימייל או תוכן הפנייה.

3לחץ "שמור". מופיעה ההודעה "פרטי הליד עודכנו".

מקור הפנייה והסטטוס לא נערכים כאן. הסטטוס משתנה בשורת הסטטוסים, והמקור נשאר כפי שהליד הגיע.
טלפון חדש חייב להיות תקין. אם הליד נקלט פעם עם טלפון בפורמט ישן, אפשר לתקן את שאר הפרטים בלי לגעת בו.

שאלות נפוצות

מאיפה יודעים מאיזה קמפיין הגיע הליד?
אם הגיע מקישור עם UTM, שדות המקור (source/medium/campaign) מוצגים בתחתית פאנל הליד.

אפשר לסנן את התיבה לפי מקור?
כן. בצד ימין בחר מקור (הכל, טופס באתר, וואטסאפ, פייסבוק, אימייל, API, ידני) כדי לצמצם את הרשימה. מקור API מציג לידים שהגיעו דרך ממשק ה-API.

איפה מנהלים גישת API ומפתחות?
ניהול מפתחות ה-API עבר להגדרות: הגדרות ← כלים ואינטגרציות ← גישת API (‎/settings/api).

מה קורה לליד כפול מאותו טלפון?
המערכת מזהה כפילות טלפון בהמרה ללקוח ומונעת יצירת רשומה כפולה.

איפה רואים את התזכורות שקבעתי לליד?
בלשונית "תזכורות" בפאנל הליד, וגם בעמוד משימות ובסיכום הבוקר. אם חיברת Google Calendar, התזכורת מופיעה גם ביומן.

האם התיעוד והשיחות נשמרים כשממירים ליד ללקוח?
כן. יומן הפעילות, התזכורות, הפגישות וכן שיחות ה-WhatsApp והאימיילים עוברים אוטומטית לכרטיס הלקוח החדש.